Freelancer*in werden

Freelancer*innen stehen als flexible und gut ausgebildete Fachkräfte bei Unternehmen hoch im Kurs – und das trifft durchaus auf Gegenliebe: Besonders junge Leute können sich gut vorstellen, abseits von Festanstellung, Betriebsrente und Nine-to-five, ihr Geld als Freelancer*in zu verdienen.

Wenn auch du Lust hast, zeitlich und örtlich flexibel zu arbeiten, wenn du neue Aufgaben liebst, Verantwortung übernehmen möchtest und auf Routine gut verzichten kannst, dann ist eine Karriere als Freelancer*in vielleicht genau das Richtige für dich. 

Aber was ist eigentlich ein*e Freelancer*in? Welche Spielregeln sind zu beachten? Und wie kommst du schnell an Aufträge? Das wollen wir im folgenden Artikel klären.

Als Freelancer*innen werden freie Mitarbeitende, die für Unternehmen arbeiten, ohne dort fest angestellt zu sein, bezeichnet. Sie tun dies projektbezogen und meist zeitlich befristet. 

Häufig wird der Begriff mit dem deutschen Wort Freiberufler gleichgesetzt. Das ist aber falsch, auch wenn es Überschneidungen gibt. Freiberufler*innen sind nach dem Steuerrecht gegenüber anderen Selbstständigen privilegiert. 

Nicht das Arbeitsverhältnis, sondern die Art der Tätigkeit entscheidet, ob jemand zu den freiberuflich Tätigen zählt oder nicht.

Freie Berufe sind sogenannte Katalogberufe, bei denen es sich vor allem um erzieherische, künstlerische, wissenschaftliche, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten handelt. Freelancer*innen können sowohl freiberuflich als auch gewerblich tätig sein. 

Sind Freelancer*innen selbstständig? Ja, in jedem Fall. Um Freelancer*in zu werden, musst du also zu Beginn eine Existenz gründen und deine selbstständige Tätigkeit bei den Behörden anmelden. Das gilt im Übrigen auch, wenn du nur nebenberuflich gründest, also als Freelancer*in arbeiten willst und im Hauptberuf weiterhin angestellt bleibst. 

Als Erstes solltest du klären, ob du nun zu den Freiberufler*innen oder zu den Gewerbetreibenden zählst, denn davon hängt das weitere Vorgehen ab. Diese Frage lässt sich meist durch einen Blick in das Einkommensteuergesetz (§ 18 Absatz 1) beantworten. 

Wenn deine Tätigkeit nach dem Gesetz als freiberuflich gilt, genügt ein formloses Anschreiben an das zuständige Finanzamt. Darin beschreibst du kurz, was du vorhast und wer du bist. Das Finanzamt schickt dir daraufhin einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, um weitere Details zu erfahren: Welche Rechtsform wählst du, mit welchen Umsätzen und Gewinnen rechnest du. Sobald du den Fragebogen ausgefüllt zurückgeschickt hast, bekommst du eine Steuernummer (die brauchst du, um Rechnungen auszustellen) und schon kann es losgehen.

Wenn du hingegen einer gewerblichen Tätigkeit nachgehst, meldest du dein Gewerbe beim Gewerbeamt an. Auch das ist kein großer Akt und kostet nicht die Welt. Unter Umständen musst du dich dann noch ins Handelsregister eintragen. Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt und weitere zuständige Institutionen über deine Gewerbeanmeldung. Auch in diesem Fall wirst du vom Finanzamt gebeten, besagten Fragebogen auszufüllen. Die örtliche Handels- oder Handwerkskammer wird sich freuen, dich als neues Mitglied zu begrüßen. Die Mitgliedschaft ist für Gewerbetreibende Pflicht, es gibt allerdings ermäßigte Beiträge für Berufsstarter*innen und Unternehmen mit geringen Gewinnen. 

Es ist nicht immer einfach, die Grenze zwischen Freiberuf und Gewerbe eindeutig zu ziehen, und auch Mischformen sind denkbar. 

Das letzte Wort in diesem Punkt hat immer das Finanzamt. 

Es gibt keine einheitlichen Vorgaben für Freelancer*innen. Vielmehr hängt es von der Art deiner Tätigkeit ab, ob bzw. welche formalen Voraussetzungen du erfüllen musst. Für einige Berufe brauchst du zum Beispiel eine bestimmte Ausbildung (Steuerberater*innen, Mediziner*innen oder Handwerksberufe), für andere musst du deine finanzielle Zuverlässigkeit nachweisen oder dich im Handelsregister eintragen. Kläre diese Punkte möglichst früh, damit du rechtzeitig alle erforderlichen Nachweise beschaffen kannst. 

Auch wenn eine Existenzgründung als Freelancer*in in der Regel mit vergleichsweise geringen Gründungskosten und Startinvestitionen verbunden ist, solltest du nicht ohne Businessplan an den Start gehen. Er hilft dir, deine berufliche Zukunft genau zu durchdenken und deine Chancen realistisch einzuschätzen. Wie ist der Bedarf nach Freelancer*innen in deinem Markt? Wie sind die Verdienstmöglichkeiten? Wie stark ist der Wettbewerb und wie kannst du dich von ihm absetzen? Ein guter Businessplan beantwortet alle diese Fragen und enthält Aussagen darüber, wie du schnell zu ersten Aufträgen kommen und deinen Platz am Freelancing-Markt erobern willst. 

Und falls du einen Kredit beantragen musst, ist der Businessplan eine unverzichtbare Argumentationshilfe gegenüber deiner Hausbank.

Deine Rechte und Pflichten als Freelancer*in ergeben sich im Wesentlichen aus den Verträgen, die du mit deinen Auftraggebern schließt. Darin werden nicht nur Honorarhöhe und Leistungsumfang festgelegt, sondern auch Detailfragen geklärt, wie etwa die Nutzungsrechte an der erbrachten Leistung. 

Da das Thema Verträge für Freelancer*innen von zentraler Bedeutung ist, es aber zugleich schwer ist, pauschale Empfehlungen zu geben, kann eine individuelle Beratung angezeigt sein. Erste Informationen findest du auf den Seiten der jeweiligen Berufsverbände. 

Du solltest dir bewusst machen, dass du auf viele Rechte, die für Angestellte gelten, verzichtest. Dazu gehört bezahlter Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Kündungsschutz. Das sollte sich in deinen Stundensätzen niederschlagen – sie müssen ausreichen, um für die Zeiten, in denen du nicht arbeiten kannst oder willst, genug Rücklagen zu bilden.

Besondere Pflichten bestehen hinsichtlich deiner sozialen Absicherung. So ist für einige Berufe die Mitgliedschaft in der gesetzlichen Rentenversicherung vorgeschrieben. Aber auch, wenn du von dieser Versicherungspflicht befreit bist, solltest du dich dringend um deine Altersvorsorge kümmern!

Für alle gilt: Ohne Krankenversicherung geht es nicht! Du kannst als Freelancer*in in der Regel entscheiden, ob du dich gesetzlich oder privat versichern möchtest. Bist du in einem kreativen Beruf unterwegs, kann die Künstlersozialkasse (KSK) eine sinnvolle Variante sein. 

Was ist der Unterschied zwischen der Gesetzlichen und der Privaten Krankenversicherung? Wir haben für dich alle Infos zur Krankenversicherung zusammengetragen.

Welche Steuern du an das Finanzamt zu entrichten hast, hängt zunächst wieder mit der Frage zusammen, ob du gewerblich oder freiberuflich tätigbist. Gewerbetreibende zahlen neben der Einkommensteuer auch noch die Gewerbesteuer (ab einem Jahresgewinn von 24.500 EUR). 

Freiberufler*innen haben den Vorteil, dass sie von dieser Steuer befreit sind. Sie müssen für ihre Steuererklärung lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen, um das zu versteuernde Einkommen zu ermitteln.

Hinzu kommt die Umsatzsteuer – ein etwas kniffliges Thema. Als Freelancer*in berechnest du, wie alle Selbstständigen, die Umsatzsteuer auf deine Leistungen. Das Geld wird auf dein Honorar aufgeschlagen und von deinen Kund*innen auf dein Konto überwiesen, es gehört dir aber nicht! Im Grunde ziehst du diese Steuer im Auftrag des Staates ein und leitest sie im Rahmen einer Umsatzsteuervoranmeldung regelmäßig an das Finanzamt weiter. Im Gegenzug bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt. Wenn du also selbst etwas kaufst, kannst du die im Kaufpreis enthaltene Umsatzsteuer abziehen.

Von dieser Regel gibt es eine Ausnahme: Liegt dein jährlicher Umsatz unter 22.000 EUR, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Dann schlägst du die Umsatzsteuer auch nicht mehr auf deine Preise auf, darfst aber auch keinen Vorsteuerabzug mehr machen. Dadurch wird deine Finanzbuchhaltung erheblich vereinfacht. Ob sich die Kleinunternehmerregelung auch finanziell für dich lohnt, solltest du sorgfältig prüfen. Das hängt unter anderem davon ab, ob du selbst viele Anschaffungen machst, auf die du als Kleinunternehmer*in Umsatzsteuer zahlten müsstest.

Als Freelancer*in wirst du immer wieder mit der Frage konfrontiert sein, ob du wirklich selbstständig tätig bist oder nur zum Schein. Dabei gilt die Faustformel: Je größer du von einem/einer Kund*in abhängig bist und je weniger selbstbestimmt du arbeitest, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass du scheinselbstständig bist. 

Scheinselbstständigkeit ist verboten, weil sie eine Form der Schwarzarbeit darstellt. Der Gesetzgeber möchte verhindern, dass Unternehmen freie Mitarbeiter*innen wie Festangestellte einsetzen, um Sozialversicherungsbeiträge zu sparen und den Kündigungsschutz zu umgehen. 

An diesen Indizien erkennst du, dass du möglicherweise scheinselbstständig bist: 

• Du bist nur für einen einzigen Auftraggeber tätig
• Du erwirtschaftest 5/6 deiner Einnahmen über eine*n einzige*n Kund*in
• Dein*e Auftraggeber*in schreibt dir vor, wann und wo du zu arbeiten hast
• Du hast kein eigenes Büro, sondern einen Arbeitsplatz in der Firma deines Auftraggebers
• Deine E-Mail-Adresse enthält neben deinem Namen den Firmennamen des auftraggebenden Unternehmens
• Du musst deine Urlaubs- und Schichtpläne mit den festangestellten Kolleg*innen abstimmen
• Du erledigst die gleichen Aufgaben, wie die Festangestellten
• Du trittst nach außen nicht als selbstständige*r Unternehmer*in auf (Website, Visitenkarten, Büro etc.)

Wichtig zu wissen ist, dass keines dieser Kriterien für sich allein über deinen Status entscheidet. Es muss immer der Einzelfall im Ganzen betrachtet werden, um zu einem sicheren Urteil zu kommen.

Was sind mögliche Konsequenzen? Kommt die Rentenversicherung, das Finanzamt oder das Arbeitsamt zu dem Schluss, dass du scheinselbstständig bist, muss zunächst dein Auftraggeber die Folgen fürchten: Er muss die kompletten Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen, und unter Umständen kommt noch ein Bußgeld oben drauf. 

Das Problem für dich: Euer bisheriges Arbeitsverhältnis kann natürlich nicht einfach so fortgesetzt werden. Du verlierst also entweder deine Selbstständigkeit oder deine*n wichtigste*n Auftraggeber*in. 

Das Sozialgesetzbuch kennt übrigens einen Sonderfall: die arbeitnehmerähnliche Selbstständigkeit. Sie liegt dann vor, wenn du zwar überwiegend für ein einziges Unternehmen arbeitest, aber dennoch die Kriterien der Selbstständigkeit erfüllst (selbstbestimmtes Arbeiten, nicht an Weisungen gebunden). In diesem Fall bist du verpflichtet, der gesetzlichen Rentenversicherung beizutreten. Von den anderen Teilen der Sozialversicherung (Kranken- , Pflege- und Arbeitslosenversicherung) bist du aber befreit. 

Freelancer*innen sind in fast allen Bereichen der Arbeitswelt anzutreffen und haben sich zu einer wichtigen Säule der Wirtschaft entwickelt. Typische Einsatzfelder sind die Informationstechnik und die Softwareentwicklung. Außerdem werden kreative Aufgaben (Grafik, Mediengestaltung, Werbung, Content-Erstellung etc.) gerne an Freelancer*innen übertragen. Aber es gibt im Grunde kaum eine Branche, die ohne Freelancing auskommt. So werden Freelance-Verträge heutzutage auch für Managementtätigkeiten in Banken oder für Bauleitungen geschlossen. 

Auf der Suche nach einer passenden Freelancer-Geschäftsidee kannst du dich auf den einschlägigen Plattformen im Internet umschauen, was heute bereits üblich ist. Sinnvoll ist zudem, schon früh mit potenziellen Auftraggebern ins Gespräch zu kommen: Bei welchen Projekten bräuchten sie Unterstützung? Wie könntest du dein Know-how und deine Kompetenzen einbringen? Warum sollten sich deine potenziellen Kund*innen ausgerechnet für dich entscheiden? 

Je überzeugender du die Frage nach dem Kundennutzen beantworten kannst, desto leichter wird es dir fallen, Aufträge zu erhalten. Aber sie werden dir nicht in den Schoß fallen. Für die Auftragsakquise solltest du dir regelmäßig Zeit reservieren, auch dann, wenn du gerade ganz gut zu tun hast. Denn irgendwann ist auch der größte Auftrag erledigt, – und was kommt dann?

Welche Wege bei der Kundenakquise besonders aussichtsreich sind, hängt von deiner Geschäftsidee ab. Am unbeliebtesten ist sicherlich die Kaltakquise, bei der du mögliche neue Kund*innen persönlich kontaktierst, ohne sie vorher kennengelernt zu haben. Das kostet Überwindung, kann sich aber lohnen. Vor allem, wenn du am Anfang deiner Freelancer-Karriere stehst und noch kein Netzwerk aufgebaut hast, führt unter Umständen kein Weg daran vorbei.

Aber auch in der Onlinewelt kannst du viel für volle Auftragsbücher tun. Zum Standard gehört eine professionelle Website, auf der du dich und deine Expertise vorstellst. Allerdings solltest du dir nicht zu viel davon versprechen. Die Erfahrung zeigt, dass vor allem Menschen, die dich persönlich bereits kennengelernt oder zumindest von dir gehört haben, auf deiner Website vorbeischauen, um mehr Informationen über dich zu bekommen.

Damit dich aber auch Auftraggeber finden, die noch gar nicht wissen, dass es dich gibt, solltest du die sozialen Netzwerke nutzen. Lege dir auf den bekannten Berufsnetzwerken aussagekräftige Accounts zu und werde in einschlägigen Gruppen aktiv, um dir einen Ruf als Expert*in auf deinem Gebiet aufzubauen.

Inzwischen gibt es außerdem verschiedene Freelancer-Plattformen, die online zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern vermitteln. Viele leisten gute Dienste, aber einige stehen in der Kritik, nicht seriös zu arbeiten und horrende Vermittlungsprovisionen zu kassieren. Höre dich am besten um, welche Erfahrungen andere Freelancer*innen gemacht haben und welche Plattformen sie dir empfehlen können.

Online-Netzwerke hin oder her: Die wirkungsvollste Akquisestrategie führt immer noch über Empfehlungen zufriedener Kunden. Das Tolle daran ist: Deine Kund*innen nehmen dir die mühevolle Akquise-Arbeit ab, indem sie Freund*innen, Kolleg*innen oder Bekannten von deiner großartigen Leistung berichten. Trau dich ruhig, sie dazu zu ermuntern. Wenn sie wissen, dass du noch Aufträge annimmst, werden sie dich noch bereitwilliger weiterempfehlen.

Wie viel ist deine Arbeit wert? Diese Frage ist nicht leicht zu beantworten. Einen guten Anhaltspunkt liefert der Vergleich mit dem Gehalt von Festangestellten. Finde heraus, wie viel du in etwa für deine Tätigkeit bekommen würdest, wenn du angestellt wärst. Auf diesen Stundenlohn schlägst du dann anteilig deine zusätzlichen Ausgaben drauf: für Steuern, Versicherungen, Altersvorsorge, Rücklagen, Büro, Computer etc. 

Wenn du diesen Wert hochrechnest, sollten deine monatlichen Kosten inkl. deiner privaten Lebenshaltungskosten gedeckt sein. Ist das nicht der Fall, bleibt dir nur, an den Kosten zu drehen und/oder deinen Stundensatz zu erhöhen. Außerdem solltest du im nächsten Schritt einen Branchenvergleich heranziehen und prüfen, ob dein ermitteltes Honorar unter Freelancer*innen branchenüblich ist. Sowohl ein Stundensatz, der deutlich über dem Durchschnitt liegt, als auch einer, der weit darunter liegt, lassen potenzielle Auftraggeber aufhorchen.

Es ist okay, mit moderaten Stundensätzen zu starten, solange du noch als Greenhorn giltst und kaum Referenzen vorweisen kannst. Wir raten aber dringend davon ab, mit Dumpingpreisen in den Markt einzusteigen. Erstens machst du damit die Preise für alle kaputt, zweitens könnte das als Zeichen mangelnder Expertise gewertet werden und drittens ist es verdammt schwer, einen einmal ausgehandelten Preis später nach oben zu korrigieren. 

Sich weiterzubilden und immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, ist wichtig, wenn du als Freelancer*in deine Kundschaft zufrieden stellen möchtest. Es lohnt sich daher, regelmäßig in deine Fort- und Weiterbildung zu investieren. Allerdings solltest du genau prüfen, welche Maßnahmen dich wirklich weiterbringen. Viele glauben, sie würden mehr Aufträge bekommen, wenn sie noch mehr Zertifikate vorweisen könnten. Sie verbringen sehr viel Zeit in irgendwelchen Kursen, die sie lieber in die Akquise gesteckt hätten. Worauf aber wirklich ankommt, ist nicht das hübsch gerahmte Zertifikat an der Wand, sondern die Qualität deiner Leistung. 

Als Freelancer*in bist du frei und flexibel. Keine nervigen Vorgesetzten, die dir sagen, wie du deinen Job zu erledigen hast, keine langweilige Routine, kein Nine-to-five. Stattdessen arbeitest du auf Augenhöhe mit deinen Auftraggebern zusammen, lernst viele verschiedliche Arbeitsumfelder und immer neue Leute kennen. Du übernimmst Verantwortung für dein Tun und kannst selbstbestimmt arbeiten.

Aber deine Freiheit hat Grenzen: Du musst dich mit Kunden und Partnern abstimmen und die vereinbarten Fristen einhalten. Außerdem bist du nicht nur dafür verantwortlich, dass du deine Aufträge abarbeitest, du musst dich auch um Buchhaltung, Akquise, Marketing, Steuern und Versicherungen kümmern. Das kann Spaß machen, aber es kann dich auch sehr fordern. Überlege dir, wie du diese Aufgaben so organisierst, dass sie dir nicht zur Last werden. Gutes Zeitmanagement, digitale Tools und professionelle Dienstleister (zum Beispiel ein Steuerbüro) können dir den Alltag sehr erleichtern.

Achte darauf, dass du als Freelancer*in nicht in die Isolation gerätst. Es ist wichtig, dass du dir ein stabiles Netzwerk aufbaust, über das du nicht nur Aufträge gewinnst, sondern das dir auch Austausch und soziale Kontakte ermöglicht. Tipp: Co-Working-Spaces können hier eine gute Wahl sein.

Ein typisches Problem von Freelancing: Deine Gewinnchancen sind durch deine Arbeitszeit limitiert: Du kannst nun mal nicht mehr als einen Auftrag zurzeit bearbeiten. Du kannst zwar deine Stundensätze erhöhen – aber auch das hat Grenzen. Deshalb ist es klug, im Vorfeld und auch später immer wieder darüber nachzudenken, wie du dein Geschäftsmodell skalieren könntest. Skalieren bedeutet, dass du deine Umsätze und Gewinne steigerst, ohne im gleichen Maße den Aufwand erhöhen zu müssen. Wenn beispielsweise eine IT-Expertin ihre Kundschaft nicht nur vor Ort betreut und unterstützt, sondern eine eigene Software entwickelt und verkauft, dann kann sie sich durch den Verkauf der Lizenzen ein Zusatzeinkommen sichern, das unabhängig von ihrer Arbeitszeit ist, und das sich nahezu beliebig steigern lässt. Freelancer*innen, die ein skalierbares Geschäftsmodell entwickeln, nennt man auch Solopreneure.

Freie Zeiteinteilung einerseits, Deadlines und Abgabefristen andererseits – zwischen diesen Fronten hat sich schon so manche*r Freelancer*in aufgerieben. Hier hilft nur ein wirksames Selbst- und Zeitmanagement. Es gibt viele Methoden und Tricks, die dir helfen, deine Zeit effektiv zu nutzen. To-do-Listen erstellen, Aufgaben priorisieren, lästige Ablenkungen eliminieren – es macht sich durchaus bezahlt, sich ein paar Strategien zurechtzulegen, um im Berufsalltag den Überblick zu behalten und sich nicht zu verzetteln.

Außerdem gibt es viele clevere Tools, die dich bei der Arbeitsorganisation unterstützen, etwa beim Projektmanagement oder der Buchhaltung. Viele von ihnen erleichtern auch die vernetzte Zusammenarbeit mit deinen Auftraggebern und Partnern. Wir wollen hier keine Werbung für einzelne Programme machen, zumal sich das Angebot ständig wandelt. Probier einfach aus, was gut für dich passt, und tausche dich mit anderen Freelancer*innen über ihre Erfahrungen aus. 

Freelancing verspricht freies und selbstbestimmtes Arbeiten, verbunden mit der Aussicht auf ein gutes Einkommen. Du kannst deine Arbeitszeit und deinen Arbeitsort frei wählen und deinen Beruf an dein Leben anpassen – nicht umgekehrt. 

Und deine Chancen, als Freelancer*in erfolgreich in die Selbstständigkeit zu starten, stehen nicht schlecht: Der Bedarf nach Freelancer*innen steigt – und angesichts des Fachkräftemangels ist kein Ende dieses Trends in Sicht. 

Mit einem überzeugenden Angebot und etwas Planung, schaffst du die besten Voraussetzungen für deinen Erfolg. Ein solider Businessplan hilft dir, den Markt zu durchschauen, ein geeignetes Alleinstellungsmerkmal (USP) zu formulieren und deine Einnahmen und Ausgaben zu kalkulieren. 

Deine Aufgaben und Pflichten werden anspruchsvoller, aber dafür steigt auch deine Unabhängigkeit. Endlich dein*r eigene*r Chef*in sein und keine Anweisungen mehr befolgen müssen – als Freelancer*in wartet ein Leben mit hoher Arbeitszufriedenheit auf dich.

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